Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam: Ứng dụng tin học trong quản lý Di sản văn hóa Quân sự


18-09-2018
Nhằm phục vụ công tác quản lý số lượng, chất lượng hiện vật trong bảo tàng, cụ thể là hỗ trợ lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, thống kê, báo cáo và trao đổi thông tin về các hiện vật giữa các bảo tàng, đầu năm 1992, Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam đã bước đầu thử nghiệm ứng dụng phần mềm tin học trong công tác quản lý hiện vật. Tuy nhiên, để đáp ứng với yêu cầu quản lý, khai thác thông tin hiện vật, trong những năm gần đây, Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam từng bước xây dựng 03 phần mềm nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý, khai thác hiện vật của bảo tàng, đó là: Phần mềm Quản lý thông tin hiện vật, Phần mềm đăng ký hiện vật và Phần mềm Quản lý tra cứu phim, ảnh tư liệu lịch sử.

Năm 2009, Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam đã phối hợp với Cục Di sản văn hóa/Bộ Văn hóa Thể thao & Du lịch xây dựng phần mềm quản lý hiện vật, nhằm phục vụ công tác quản lý, tra cứu các hiện vật, thông tin của hiện vật tại bảo tàng một cách nhanh chóng, chính xác. Phần mềm được xây dựng bằng ngôn ngữ Visual Basic trên nền tảng công nghệ Microsost.NET kết hợp với hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server của hãng Microsoft. Đây là phần mềm được xây dựng trên cơ sở phần mềm quản lý hiện vật bảo tàng do Cục Di sản văn hóa/Bộ Văn hóa, Thể thao & Du lịch cung cấp. Tuy nhiên, để phù hợp với loại hình của mình, Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam đã hiệu chỉnh và thiết kế mẫu phiếu nhập hiện vật riêng, bao gồm 36 tiêu chí (thay cho mẫu phiếu 15 tiêu chí của Cục Di sản văn hóa). Phần mềm có sự kế thừa một số thông tin trên trang 1 phiếu thông tin hiện vật của Cục Di sản Văn hóa. Đồng thời tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng hiện vật mang tính đặc thù của loại hình lịch sử quân sự, từ đó hoàn thiện trang thông tin và viết mới trang thông tin thứ 2 với mỗi hiện vật.

Đây là những thông tin căn bản về một hiện vật mà bảo tàng đang quản lý như: Họ tên người giao hiện vật, tên đơn vị, sự kiện, chuyên đề, nội dung hiện vật… mang đặc trưng riêng của Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam mà các bảo tàng khác không có... Vì vậy, phần mềm hỗ trợ cho việc lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, thống kê, báo cáo có thể tra cứu dọc hoặc kiểm tra chéo hiện vật theo một hoặc nhiều thông tin khác nhau. Ngoài ra, phần mềm cũng có thể trao đổi thông tin giữa các hiện vật của hệ thống Bảo tàng trong quân đội với các bảo tàng, cũng như với Cục Di sản văn hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hiện tại có hơn 6.500 phiếu hiện vật được nhập và hiện đang được Phòng Kiểm kê - Bảo quản sử dụng, vận hành, khai thác có hiệu quả.

Cấu trúc phần mềm chương trình được tổ chức gồm 3 phần chính: quản trị hệ thống; quản lý dữ liệu; khai thác dữ liệu.

Sau một thời gian vận hành, cơ bản phần mềm đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý khai thác thông tin hiện vật, nhưng cũng bộc lộ một số hạn chế: Phần mềm được thiết kế, trên nền công nghệ Winform, hoạt động trên nền Windows Server 2003 và Windows XP trở về trước khó khăn trong công tác vận hành và triển khai mở rộng, thiết bị sử dụng cài đặt phần mềm có cấu hình thấp, chạy chậm và không nâng cấp lên được thiết bị cấu hình 32 bit hoặc 64 bit hiện nay; Không đáp ứng kịp thời những yêu cầu thay đổi trong việc khai thác dữ liệu của đơn vị; Không thể kết nối, giao tiếp với các phần mềm khác.Tính bảo mật chưa cao, thường xảy ra một số lỗi.


Hội đồng nghiệm thu phần mềm Quản lý hiện vật, tháng 4/2018 - Ảnh BTLSQSVN.

Phần mềm đăng ký hiện vật thay thế công tác đăng ký hiện vật bằng hình thức viết tay, các sổ đăng ký hiện vật, các loại phích, phiếu, lý lịch hiện vật... mất nhiều thời gian, công sức, lượng thông tin hiện vật không nhiều, khai thác thông tin, hồ sơ hiện vật khó khăn. Những hạn chế trên cho thấy sự cần thiết phải áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác Kiểm kê – Bảo quản.

Để công tác kiểm kê hiện vật một cách hiệu quả, tiếp nối những thành công trong ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý hiện vật, tháng 6 năm 2014, Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam đã nghiên cứu xây dựng phần mềm đăng ký hiện vật. Với  việc xây dựng phần mềm này đã thay thế việc đăng ký hiện vật bằng cách viết tay thủ công vào sổ sách bằng việc nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Phần mềm cũng cho phép kết nối, chuyển đổi những thông tin có sẵn của từng hiện vật với phần mềm quản lý hiện vật, từ đó từng bước đưa công tác kiểm kê khoa học đi vào nền nếp. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các quyền quản trị hệ thống hay công cụ chuyển dữ liệu với phần mềm quản lý hiện vật để hỗ trợ lẫn nhau trong quản lý thông tin hiện vật.

Phần mềm đã đáp ứng công tác đăng ký hiện vật theo bộ hồ sơ hiện vật của Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam, thuận tiện cho công tác tra cứu, quản lý và nghiên cứu hiện vật trong bảo tàng. Theo đó, yêu cầu đặt ra cho phần mềm này là: Thuận tiện cho việc đăng nhập hồ sơ hiện vật mới; Phục vụ cho việc in ấn thuận tiện chính xác; Đảm bảo tính chính xác thông tin dữ liệu; Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; Tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đầy đủ; Dữ liệu phải được tích hợp, tương thích với các phần mềm khác của BTLSQSVN đang sử dụng.

Phần mềm được thiết lập trên cơ sở dữ liệu Access trên nền của bộ Microsoft Office thông dụng, nên tương thích hầu hết trên các máy sử dụng hệ điều hành Windows và Microsoft Office 97 trở về sau, sử dụng tối đa mọi chức năng của Office như font chữ, cỡ chữ… phù hợp mọi kiểu gõ (Telex, VNI…). Phần mềm này không bị lỗi và hạn chế tối đa sự tương khắc giữa các phần mềm với nhau và điểm mạnh của nó là dữ liệu có thể truy xuất tương thích với các phần mềm khác của Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam.

Giao diện của phần mềm: Thiết kế biểu mẫu (form) nhằm mục đích “thân thiện hóa” thao tác nhập dữ liệu, giúp người sử dụng dễ dàng, có cảm giác như đang ghi thông tin vào các mẫu phích phiếu trên giấy, màu sắc chung của form được thiết kế phù hợp, không gây hiện tượng mỏi mắt khi đăng nhập cũng như tra cứu về sau, rất tiện ích cho việc đăng nhập và tìm kiếm thông tin hiện vật theo bộ hồ sơ hiện vật mới, gọn nhẹ và nhanh chóng:

+ Phần đăng nhập: Đây là phần dành riêng cho cán bộ làm công tác kiểm kê hiện vật sử dụng. Phần này cho phép người sử dụng đăng nhập thêm, hay chỉnh sửa thông tin về hiện vật.

+ Phần xem nội dung hồ sơ: Đây là phần phục vụ cho công tác tra cứu cũng như nghiên cứu thông tin về hiện vật. Muốn xem thông tin về hiện vật hay nhóm hiện vật, chỉ cần nhấp chuột vào thanh công cụ, chọn thư mục Xem hồ sơ phích phiếu. Sau đó phần mềm sẽ phân tích và xuất ngay nội dung thông tin cần xem ra màn hình (màn hình sẽ hiện ra toàn bộ danh mục hiện vật để phục vụ cho người tra cứu lựa chọn hiện vật cần tìm).

+ Phần tìm kiếm: Phần này cho phép tìm kiếm thông tin nhanh về hiện vật. Vào thanh công cụ, nhấp chuột vào mục Tìm kiếm sẽ xuất hiện 3 mục cho người tìm kiếm lựa chọn, đó là tìm Số phân loại, Tên hiện vật và Chất liệu. Sau khi chọn mục cần tìm thì người tìm kiếm chỉ việc gõ số phân loại hoặc tên hiện vật, hay chất liệu cần tìm vào ô trống, sau đó gõ phím enter (hoặc dùng chuột nhấp vào chữ Tìm kiếm), máy tự động sẽ trích xuất các thông tin cần tìm ra màn hình. Nếu tìm theo Tên hiện vật thì phần mềm sẽ liệt kê tất cả các hiện vật có cùng tên (có thể khác chất liệu) cũng đồng thời xuất hiện.

+ Xuất báo cáo: Đây là phần giúp việc báo cáo nhanh về danh sách hiện vật từng kho. Vào thanh công cụ chọn tên kho cần báo cáo, sau đó vào phần báo cáo in ấn chọn in ấn thì hệ thống sẽ xuất toàn bộ thông tin cơ bản hiện vật của kho đó (Tên hiện vật, Số kiểm kê…)

+ In ấn: Đây là khâu cuối cùng để đưa ra sản phẩm thực tế. Chỉ cần những thao tác đơn giản: nhấp chuột vào những mục chức năng trên thanh công cụ của chương trình (hoặc sử dụng phím nóng Ctrl + P) máy in nhận lệnh in một hoặc nhiều phiếu do người sử dụng lựa chọn.

Phần mềm này đã giúp ích cho việc đăng nhập thông tin và quản lý hiện vật, cũng như hỗ trợ cho các hoạt động chuyên môn khác của Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam như: nghiên cứu, trưng bày, bảo quản… được thuận tiện và nhanh chóng.


Một mẫu phiếu ảnh trước và sau khi được xử lý bằng
phần mềm Quản lý tra cứu phim, ảnh tư liệu lịch sử - Ảnh BTLSQSVN.

Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các quyền quản trị hệ thống hay công cụ chuyển dữ liệu với phần mềm quản lý hiện vật để hỗ trợ lẫn nhau trong quản lý thông tin hiện vật. Về phần mềm Quản lý tra cứu phim, ảnh tư liệu lịch sử:  Để quản lý, khai thác hơn 14.000 phim, ảnh tư liệu lịch sử của bảo tàng, tháng 5/2016, Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam phối hợp với Công ty cổ phần Công nghệ Viễn thông và Ứng dụng Tin học Việt Nam nghiên cứu xây dựng phần mềm Quản lý và khai thác tư liệu  phim, ảnh. Phần mềm Quản lý và khai thác tư liệu phim, ảnh có những ưu điểm là:

+ Phần mềm dùng quản lý toàn bộ phim ảnh trước đây được quản lý bằng hệ thống sổ đăng ký phim ảnh và hệ thống maket ảnh

+ Giúp tra cứu nội dung thông tin phim ảnh nhanh hơn, có thể thêm mới vào các chủ đề, sự kiện, nội dung … hoặc chỉnh sửa thông tin có sẵn của từng phiếu ảnh.

+ Phần mềm cung cấp các quyền quản trị hệ thống hay công cụ chuyển đổi thông tin có sẵn của từng phiếu ảnh với phần mềm đăng ký hiện vật và phần mềm quản lý hiện vật để hỗ trợ nhau trong quản lý thông tin ảnh tư liệu và sao chép phiếu ảnh có hiệu quả.

+ Xuất dữ liệu phục vụ theo yêu cầu và cung cấp ảnh trực tiếp từ máy quét, cung cấp ảnh từ file có sẵn trong cơ sở dữ liệu.

+ Có thể lập chi tiết phiếu ảnh, lập số đăng ký phim ảnh, sao lưu dữ liệu của ảnh tư liệu.

Phần mềm quản lý ảnh đen trắng, ảnh màu, ảnh trên phim âm bản và dương bản thông qua máy quét (Scan) ảnh trực tiếp vào hay ảnh được nhập từ file dữ liệu. Bên cạnh đó, phần mền còn có chức năng in sổ đăng ký phim, quản lý theo các tiêu chí người chụp ảnh, nội dung lịch sử từng phim ảnh hay thống kê, báo cáo số lượng ảnh theo 1 tiêu chí nhất định…

Với các ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý và khai thác hiện vật tại Bảo tàng LSQS Việt Nam, các phần mềm này đã giúp ích cho việc đăng nhập thông tin và quản lý hiện vật, cũng như hỗ trợ cho các hoạt động chuyên môn khác của Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam như: nghiên cứu, sưu tầm, trưng bày, bảo quản… được thuận tiện và nhanh chóng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý và khai thác tài liệu, hiện vật, hình ảnh đã từng bước đưa công tác kiểm kê khoa học đi vào nền nếp, quản lý và khai thác thông tin hiện vật, hình ảnh rất thuận lợi nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học ngày một tốt hơn, tương xứng với tầm vóc của một bảo tàng quốc gia./.


[1] Trưởng phòng Kiểm kê - Bảo quản, Bảo tàng LSQS Việt Nam


Nguồn: Thượng tá, ThS Đinh Xuân Hòa[1]
18-09-2018
Các bài viết gần đây
Các bài viết cùng chuyên mục
s